Cómo inventariar una casa: guía práctica

El inventario es el trabajo que hace posible todas las demás decisiones. No se puede repartir, valorar, asegurar, vender ni transmitir aquello que nadie ha puesto por escrito. Es también el trabajo que las familias abandonan con más regularidad, normalmente hacia el tercer cajón, cuando se hace evidente que «hacer la lista de todo lo que hay en la casa» no es una tarea que pueda terminarse.

Pasa a serlo en el momento en que se deja de intentar listarlo todo.

Inventariar lo que importa, no lo que existe

Una casa contiene miles de objetos. Quizá ochenta lleguen alguna vez a discutirse, disputarse, asegurarse o echarse de menos. El objetivo no es la exhaustividad: es cubrir los objetos que llevan dinero o significado, reconociendo con honestidad que el resto es mobiliario, no patrimonio familiar.

Un filtro útil, habitación por habitación: ¿lo echaría alguien en falta? Si la respuesta es no, no necesita ficha. Si la respuesta es «mi hermana sí», la necesita, valga lo que valga.

Ir habitación por habitación, y terminar la habitación

La habitación es la única unidad que transmite sensación de avance. Las categorías no: «todas las joyas» está repartido por tres plantas y por la memoria de dos personas. Una habitación tiene una puerta que se puede cerrar.

Trabaje en una sola pasada por habitación. Fotografiar primero, describir después. La pasada fotográfica es rápida, física y no exige ninguna decisión; la descriptiva es lenta y exige pensar. Mezclarlas es lo que convierte una tarde en un mes, porque cada objeto se vuelve una invitación a detenerse y recordar.

Los campos que de verdad se ganan su sitio

La mayoría de las plantillas de inventario piden demasiado y acaban abandonadas. En la práctica una ficha debe responder a siete cosas, y un objeto que las tiene las siete resulta realmente útil para todos los que vengan después:

• Una fotografía: el único campo que no puede reconstruirse más tarde.
• Qué es: un nombre corriente, no una ficha de catálogo.
• Dónde está: propiedad y habitación, para poder encontrarlo.
• Estado: anotado de forma homogénea, con una escala y no con adjetivos.
• Valor estimado: aproximado, y señalado como aproximado.
• Etiquetas: la forma en que esta familia agrupa realmente las cosas.
• La historia: de dónde viene, de quién era, por qué se quedó.

Los seis primeros son hechos y una sola persona puede anotarlos para todos. El séptimo no: vive en la cabeza de personas distintas y hay que recogerlo de cada una de ellas. Es también el único campo que se vuelve irrecuperable: una valoración puede repetirse en cualquier momento y una fotografía puede volver a hacerse mientras el objeto exista, pero la razón por la que aquel reloj importaba se va con la persona que la conocía.

Estado y valor, sin atascarse

Son los dos campos que detienen más inventarios que ningún otro, porque ambos parecen exigir un experto. No es así. Una escala de estado de seis niveles aplicada por una sola persona a toda la casa es mucho más útil que niveles precisos aplicados a nueve objetos y a nada más. Con el valor ocurre lo mismo: una horquilla aproximada, anotada como aproximada, le dice al heredero lo que necesita saber, esto es, si la decisión justifica acudir a un perito tasador o no.

Anote la incertidumbre como incertidumbre. «Se desconoce» es una respuesta real, y mucho mejor que una cifra segura que después nadie puede rastrear.

El ajuar doméstico: el argumento con cifras

El Impuesto sobre Sucesiones presume que el ajuar doméstico equivale al 3 % del caudal relicto. Es una presunción salvo prueba en contrario, y la jurisprudencia reciente ha corregido su aplicación automática: los activos financieros deben excluirse de la base de cálculo, y los tribunales han anulado el cargo cuando no había vivienda ni mobiliario que lo justificaran.

Un inventario detallado y valorado es la vía reconocida para desvirtuar esa presunción. Es una razón directa, y medible en euros, para hacer este trabajo. La materia sigue siendo técnica y está en evolución, y el ISD varía mucho según la comunidad autónoma: contrástelo con un notario o un asesor fiscal.

Por qué la hoja de cálculo acaba cediendo

Casi todas las familias empiezan en una hoja de cálculo, y funciona hasta que llegan las fotografías. Después hay que compartirla con cuatro personas que quieren añadir cada una una cosa distinta; después alguien tiene que encontrar todos los objetos de una abuela repartidos entre tres propiedades; después existen dos versiones y ninguna está al día. La herramienta no es lo importante, pero en cuanto un inventario tiene fotografías, varios autores y la más mínima necesidad de filtrarse, la hoja de cálculo deja de ser la opción barata.

Qué significa «terminado»

No todos los objetos anotados. Todos los objetos que importan anotados, cada uno con una fotografía, una ubicación, un estado, un valor aproximado y —para los que llevan significado— la historia que hay detrás. Es el punto en el que el inventario deja de ser una obligación y empieza a ser lo que la familia usa de verdad.